Załącznik do
Zarządzenia Nr 158 / 10
Wójta Gminy Hajnówka
z dnia 04 stycznia 2010r.
R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y
Urzędu Gminy w HAJNÓWCE
Urząd Gminy zwany dalej „Urzędem” realizuje zadania:
§ 1. 1. Własne – wynikające z ustawy o samorządzie gminnym, określone innymi ustawami, Statutem Gminy oraz uchwałami rady gminy.
2. Zlecone – z zakresu administracji rządowej przekazane gminie na podstawie ustaw, zadania z zakresu właściwości powiatu i z zakresu właściwości województw - po podpisaniu porozumienia z tymi jednostkami i zapewnieniu przez nie środków finansowych.
§ 2. 1. Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy oraz sprawuje nadzór nad komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami pracy oraz pracownikami obsługi.
2. Do obowiązków Wójta należy w szczególności:
1) reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy,
2) wykonywanie budżetu gminy,
3) przygotowywanie projektów uchwał Rady,
4) określenie sposobu wykonywania uchwał Rady,
5) gospodarowanie mieniem komunalnym,
6) podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
7) nawiązywanie, rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Urzędu Gminy i Kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych oraz ustalanie wynagrodzenia,
8) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników
Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
9) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10) jest terenowym organem obrony cywilnej.
3. Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta. W razie nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, Zastępca sprawuje funkcję Wójta.
4. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie oraz organizuje pracę Urzędu, prowadzi sprawy powierzone przez Wójta, a w szczególności wykonuje funkcję kierownika administracyjnego Urzędu Gminy i w tym zakresie :
1) czuwa nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu,
2) opracowuje zakresy czynności dla poszczególnych pracowników,
3) nadzoruje czas pracy pracowników,
4) opracowuje projekty aktów regulujących strukturę i zakres działania Urzędu Gminy i jego komórek wewnętrznych,
5) dba o wygląd budynku urzędu i jego otoczenia,
6) nadzoruje przygotowanie projektów aktów prawnych Wójta,
7) wykonuje obowiązki w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta,
8) pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu,
9) współpracuje z Radą Gminy i odpowiada za właściwe przygotowanie materiałów,
10) nadzoruje kompletowanie dokumentacji przez pracownika ds obsługi Rady i jej komisji,
11) odpowiada za współpracę z radami sołeckimi,
12) przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,
13) pełni nadzór nad obiegiem dokumentów i stosowaniem instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt,
14) organizuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną Urzędu i jego jednostek organizacyjnych,
15) prowadzi rejestr skarg i wniosków,
16) wykonuje inne czynności powierzone przez Wójta na podstawie art. 33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym,
17) prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych,
18) udostępnianie informacji w sprawach publicznych na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej,
19) współpraca z organizacjami pozarządowymi.
5. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu i pełni jednocześnie funkcję
kierownika referatu finansowego. Do jego obowiązków należy w szczególności:
1) przygotowuje propozycje do projektu budżetu,
2) przekazuje pracownikom urzędu wytyczne do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem budżetu,
3) przygotowuje propozycje realizacji budżetu ,
4) dokonuje analizy budżetu i na bieżąco informuje Wójta,
5) dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych,
6) zapewnia ochronę mienia komunalnego ( przez wskazanie jak ta ochrona ma wyglądać, np. ubezpieczenia ),
7) informuje Radę Gminy o odmowie złożenia kontrasygnaty,
8) realizuje zadania wynikające z ustaw, m.in. o finansach publicznych, podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym, opłacie skarbowej,
9) przedstawia propozycje, co do mienia sołeckiego i nadzoruje jego zarządzanie.
§ 3. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1) Referat finansowy w składzie:
a) Skarbnik Gminy,
b) Stanowiska ds. finansowych ( stanowisko ds. finansowych pełni funkcję Głównego księgowego gminnych jednostek organizacyjnych)
c) Stanowiska ds. podatków i opłat.
2) Referat inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami w składzie:
a) Kierownik referatu,
b) Zastępca Kierownika referatu,
c) Stanowiska ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i drogownictwa, d) Stanowisko ds. obrotu ziemią i rolnictwa.
3) Samodzielne stanowiska pracy do spraw:
a) organizacyjno-osobowych,
b) społeczno-administracyjnych, spraw obronnych i obrony cywilnej, c) obsługi Rady i jej komisji,
d) Geodeta gminny,
e) Informatyk.
4) Radca prawny.
5) Pracownicy obsługi:
a) robotnicy gospodarczy,
b) kierowca samochodu osobowego,
c) woźna.
6) Stanowiska pomocnicze:
a) pomoc administracyjna,
b) zaopatrzeniowiec
§ 4. Referaty i poszczególne stanowiska pracy oraz jednostki organizacyjne gminy prowadzą
sprawy związane z realizacją zadań gminy, kompetencji Rady Gminy oraz Wójta Gminy.
§ 5. Do zadań wspólnych referatów i poszczególnych stanowisk pracy należy w szczególności:
1) Współdziałanie z organami administracji rządowej.
2) Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.
3) Posiadanie niezbędnej wiedzy z zakresu znajomości przepisów prawa, w szczególności prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów gminnych.
4) Współdziałanie z organami samorządu oraz organizacjami społeczno-politycznymi gminy.
5) Rozpatrywanie oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli oraz interpelacje i wnioski radnych.
6) Opracowywanie niezbędnych informacji, analiz, sprawozdań, projektów uchwał dla Rady.
7) Opracowywanie propozycji do projektu budżetu gminy w zakresie prowadzonych spraw.
8) Przekazywanie pracownikowi prowadzącemu Biuletyn Informacji Publicznej informacji do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
9) Przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski w sprawie udostępnienia informacji publicznej.
§ 6. Pracownicy samorządowi zatrudnieni w Urzędzie Gminy na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom. Procedury dokonywania ocen regulowane są odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy.
§ 7. Do podstawowego zakresu działania poszczególnych referatów i stanowisk pracy należy:
1. Do zadań referatu finansowego należy w szczególności:
1) opracowywanie prognoz finansowych gminy,
2) przygotowanie propozycji do projektu rocznego budżetu gminy i jednostek organizacyjnych oraz przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia,
3) wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami finansowymi oraz okresowe informowanie organów gminy o przebiegu realizacji,
4) prowadzenie spraw z zakresu podatków, opłat i innych wpływów gminy /wymiar, egzekucja, właściwa ewidencja/,
5) proponowanie wysokości podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w zakresie realizacji zobowiązań podatkowych przez osoby fizyczne,
6) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędem Skarbowym oraz organami bankowymi,
7) nadzór i kontrola nad działalnością finansową podległych gminie jednostek organizacyjnych,
8) prowadzenie spraw płacowych pracowników urzędu i niektórych gminnych jednostek organizacyjnych,
9) prowadzenie ewidencji mienia gminy i jego ochrona,
10) prawidłowa realizacja ustaw o dochodach i finansach gmin, o podatkach i opłacie skarbowej,
11) negocjacje z organami administracji rządowej o wysokości środków finansowych na realizację zadań zleconych,
12) przygotowywanie projektów uchwał organów gminy w sprawach majątkowych przekraczających zakres zwykłego zarządu,
13) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych,
14) prowadzenie kasy gminy,
15) wydawanie zaświadczeń,
16) załatwianie spraw związanych z udzielaniem ulg, odroczeń terminów płatności, rozkładania na raty i umorzeń w zakresie zobowiązań pieniężnych,
17) obsługa finansowo - księgowa jednostek tj. Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego
Ośrodka Pomocy Społecznej i Gminnej Biblioteki Publicznej,
18) prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie zwrotu podatku akcyzowego,
19) obsługa finansowo- księgowa środków finansowych wyodrębnionych z budżetu gminy w postaci funduszu sołeckiego, a w szczególności:
a. naliczenie funduszu sołeckiego w poszczególnych sołectwach wg wzoru ustalonego w ustawie o funduszu sołeckim,
b. przekazywanie w ustawowym terminie sołtysom informacji o wysokości środków przypadających w danym sołectwie,
c. występowanie o zwrot z budżetu państwa w formie dotacji celowej części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego.
2. Do zadań referatu inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami należy w szczególności:
1) przygotowanie, realizacja i nadzór nad prowadzeniem inwestycji i remontów,
2) prowadzenie spraw związanych z zakresu utrzymania gminnych obiektów, użyteczności publicznej – remonty,
3) realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów w zakresie zamówień publicznych,
a) przygotowanie projektów ogłoszeń o przetargu,
b) opracowanie projektów specyfikacji warunków zamówienia,
c) przygotowanie materiałów do wyboru oferenta.
4) współpraca ze służbą sanitarno - epidemiologiczną,
5) planowanie i nadzór w zakresie budowy, remontów i utrzymanie dróg,
6) wykonywanie zadań należących do gminy a wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminie ( Dz. U. z 1996 roku Nr 132 z późn. zm.),
7) przygotowanie niezbędnych dokumentów do sporządzania oraz zmian studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania gminy,
8) przygotowanie projektów aktów prawnych w sprawie opracowania planu przestrzennego zagospodarowania gminy,
9) wykładanie planu do publicznego wglądu,
10) przygotowanie ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,
11) wydawanie decyzji w zakresie upoważnienia udzielonego przez Wójta,
12) prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalową,
13) wykonywanie zadań gminy z zakresu ochrony środowiska,
14) wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 27.04.2001 roku o odpadach
(Dz.U. Nr 62 z 2001 roku z późn. zm.),
15) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem zasobów gruntów gminy – mienia komunalnego na cele budowlane,
16) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem i użyczenie nieruchomości,
17) prowadzenie spraw w zakresie wykonywania prawa pierwokupu,
18) prowadzenie spraw związanych z wykupem lub wywłaszczeniem nieruchomości,
19) wykonywanie zadań wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych,
20) wykonywanie niektórych zadań wynikających z ustawy prawo geodezyjne kartograficzne,
21) współdziałania ze służbą weterynaryjną,
22) współdziałanie ze służbami ochrony roślin,
23) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24 stycznia 2003r. w sprawie sposobu uwzględniania w zagospodarowaniu przestrzennym potrzeb obronności i bezpieczeństwa państwa ( Dz. U. z 2003r. Nr 19, poz. 166 ),
24) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem, realizacją i rozliczeniem zadań realizowanych w ramach funduszu sołeckiego.
3. Do zadań stanowiska ds. organizacyjno-osobowych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw osobowych pracowników i niektórych jednostek organizacyjnych,
2) załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury,
3) przygotowanie decyzji Wójta w sprawach płacowych, nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, specjalnych, wyróżnień i nagradzania,
4) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy i czasem pracy,
5) nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w urzędzie, szkolenie pracowników,
6) obsługa sekretariatu Wójta Gminy i prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu,
7) nadzór nad pracą sprzątaczki,
8) prowadzenie rejestru upoważnień udzielonych przez Wójta.
4. Do zadań stanowiska ds. społeczno-administracyjnych, spraw obronnych obrony cywilnej należy w szczególności:
1) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności
2) realizacja zadań wynikających z przepisów o dowodach osobistych współdziałanie z organizacjami społecznymi,
3) udzielanie i cofanie pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych,
4) wykonywanie zadań z zakresu rejestracji i poboru,
5) wykonywanie zadań z zakresu spraw obronnych i obrony cywilnej,
6) prowadzenie kancelarii tajnej,
7) prowadzenie spraw wojskowych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
8) realizacja zadań z zakresu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych,
9) prowadzenie dokumentacji z zakresu gminnego zespołu zarządzania kryzysowego,
10) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa, przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego ( Dz.U. z 2004r. Nr 152, poz. 1599 ), a w szczególności sporządzanie planów operacyjnych funkcjonowania gminy oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia właściwym organom,
11) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 2004r. w sprawie szkolenia obronnego ( Dz.U. z 2004r. Nr 16, poz. 150 ), a w szczególności opracowywanie planów i programów szkolenia, kwalifikowania osób podlegających szkoleniu i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej,
12) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2004r. w sprawie przygotowania systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym ( Dz.U. z 2004r. Nr 98, poz. 978 ), a w szczególności stanowisk przygotowanie kierowania,
13) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z 21 czerwca 2004r. w sprawie reklamowania osób do pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny ( Dz.U. z 2004r. Nr 210, poz. 2136 ), a w szczególności sporządzanie imiennych wykazów osób podlegających reklamowaniu i przesyłanie ich do WKU oraz informowaniu o wystąpieniu przyczyn reklamowania,
14) realizacja zadań wynikających z Ustawy o stanie klęski żywiołowej z dnia 18 kwietnia 2002r. ( Dz.U. z 2002r., Nr 62, poz. 558), a w szczególności realizacja poleceń Wójta Gminy dotyczących działań prowadzonych na terenie gminy w przypadku klęski żywiołowej oraz zadań wnikających z Ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym,
15) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z 21 lipca 2004r. w sprawie gotowości obronnej państwa ( Dz. U. z 2004r. Nr 219, poz. 2218 ), a w szczególności realizacja zadań w ramach stałych dyżurów obejmujących przekazywanie decyzji uprawnionych organów w sprawie uruchomienia zadań z wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej,
16) realizacja zadań wynikających z Rozporządzenia Rady Ministrów z 18 maja 2004r. w sprawie warunków i sposobu przygotowania oraz wykorzystania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa oraz właściwość organów w tych sprawach ( Dz. U. z 2004r., Nr 143, poz. 1515), a w szczególności tworzenie warunków i sposobów przygotowania oraz wykorzystania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne,
17) zwoływanie posiedzeń gminnego zespołu zarządzania kryzysowego,
18) opracowywanie projektu planu pracy gminnego zespołu,
19) zadania o których mowa w pkt. 17 i 18 realizować we współpracy z sekretarzem gminy,
20) kontrola realizacji zadań obronnych w jednostkach podległych i podporządkowanych.
5. Do zadań stanowiska ds. obsługi Rady i jej komisji należy w szczególności :
1) zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi Rady Gminy oraz komisji,
2) protokołowanie posiedzeń Rady i komisji,
3) kompletowanie materiałów na obrady Rady Gminy,
4) prowadzenie ewidencji uchwał Rady, wniosków i interpelacji radnych,
5) prowadzenie niezbędnych rejestrów przewidzianych w instrukcji kancelaryjnej, w tym rejestru przepisów prawa miejscowego,
6) obsługa spotkań radnych z wyborcami,
7) wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Referendum oraz organów samorządu gminnego.
8) wydawanie kart i rozliczanie kierowcy samochodu osobowego,
9) prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi, drukami i materiałami kancelaryjnymi,
10) prowadzenie spraw związanych z działalnością socjalną,
11) promocja i rozwój gospodarczy gminy,
12) realizacja zadań z zakresu ochrony zdrowia należących do zadań gminy.
13) Wykonywanie czynności organizacyjnych w zakresie funduszu sołeckiego, w szczególności:
a. coroczne przygotowywanie projektu uchwały o wyodrębnieniu lub nie wyodrębnieniu w budżecie gminy środków stanowiących fundusz sołecki,
b. powiadamianie sołtysów w określonym terminie o konieczności zwołania zebrania wiejskiego w celu uchwalenia wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego,
c. sprawdzanie wniosków otrzymanych od sołectwa pod względem formalno –
prawnym,
d. przekazywanie do realizacji wniosków do referatu inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami;
14) sprawy z zakresu ewidencji działalności gospodarczej.
6. Do zadań geodety należy w szczególności:
1) tworzenie zasobów gruntów gminy - mienia komunalnego na cele budowlane,
2) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczeniem lub wykupem nieruchomości,
3) realizacja zadań gminy wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych,
4) wykonywanie zadań wynikających z prawa geodezyjnego i kartograficznego.
7. Do zadań radcy prawnego należy w szczególności:
1) obsługa prawna Urzędu i Rady Gminy,
2) kompletowanie zbioru przepisów prawnych,
3) zastępstwo procesowe w sądach powszechnych i w organach administracji.
8. Do zadań informatyka należy w szczególności:
1) Wykonywanie zadań wynikających z funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, a w szczególności:
a) nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych urządzeniami teletransmisji,
b) zarządzanie hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających ich zmiany zgodnie z wytycznymi, które winny być zawarte w instrukcji w sprawie zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych,
c) nadzór nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie przetwarzającym dane osobowe:
- ustalanie identyfikatorów użytkownika i ich haseł,
- dopilnowanie aby hasła były zmieniane co miesiąc,
- dopilnowanie aby dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie był możliwy tylko po podaniu identyfikatora i właściwego hasła,
- dopilnowanie, aby identyfikatory osób, które utraciły uprawnienia do przetwarzania danych osobowych zostały unieważnione,
2) udzielanie instruktażu pracownikom urzędu w zakresie obsługi komputerów,
3) egzekwowanie warunków gwarancji udzielonych na sprzęt komputerowy,
4) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem sieci i sprzętu komputerowego,
5) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
6) gromadzenie materiałów do prowadzonej strony internetowej gminy,
7) informatyzacja zadań realizowanych w Urzędzie,
8) przekazywanie informacji gospodarczych o zobowiązaniach dłużników alimentacyjnych do biura informacji gospodarczej.
9. Sprawy z zakresu postępowania administracyjnego związanego z przygotowaniem rozstrzygnięć m.in. decyzji administracyjnych w zakresie dodatków mieszkaniowych oraz postępowania i wydawania decyzji w zakresie świadczeń rodzinnych, postępowania wobec dłużników alimentacyjnych i zaliczce alimentacyjnej oraz postępowanie w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania decyzji w tych sprawach prowadzi Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce.
10. Sprawy związane z przyznawaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym w tym przygotowanie decyzji administracyjnych prowadzi Biuro Obsługi Szkół Samorządowych.
11. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych.
Zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych prowadzi inspektor do spraw obsługi Rady i jej Komisji.
12.1. Zadania w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego, współpracy z jednostkami OSP na terenie Gminy Hajnówka, prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, kultury, kultury fizycznej, sportu i turystyki, w tym dokonywania wpisu do ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie obiektu nie będącego obiektem hotelarskim prowadzi kierowca samochodu osobowego.
2. Przy znakowaniu spraw należy używać symbolu Or.
§ 8. Szczegółowe wykazy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników urzędu zawierają zakresy czynności.
§ 9. Integralną część regulaminu stanowią załączniki określające:
1) zasady podpisywania pism i decyzji - załącznik nr 1,
2) zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli - załącznik nr 2,
3) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej - załącznik nr 3,
4) zasady wykonywania funkcji kierowniczych - załącznik nr 4,
5) symbole komórek organizacyjnych - załącznik nr 5,
Załącznik Nr 1 do
Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu
Zasady podpisywania pism i decyzji
1) Do podpisu Wójta Gminy zastrzeżone są sprawy kierowane do:
a) Sejmu, Senatu, Urzędu Rady Ministrów, Ministrów oraz innych centralnych urzędów.
b) Wojewody i Wicewojewody.c) Przewodniczącego Sejmiku Województwa i Marszałka Województwa.
d) Starosty.
e) Organów Gmin.
2) Akty prawne podpisuje wyłącznie Wójt Gminy.
3) Wójt Gminy podpisuje również pisma w sprawach zastrzeżonych odrębnymi przepisami.
4) W razie nieobecności Wójta pisma oraz decyzje podpisuje Zastępca Wójta.
5) Kierownicy referatów i pracownicy mogą podpisywać decyzje i rozstrzygnięcia tylko w wypadku udzielonych im upoważnień przez Wójta.
6) Projekty pism i decyzji przestawione do podpisu Wójta powinny być uprzednio parafowane przez kierownika referatu lub pracownika na samodzielnym stanowisku.
7) Pismo poza wymienionymi w pkt. 1, 2, 3 i 4 mogą podpisywać kierownicy referatów i pracownicy, po uprzednim udzieleniu im upoważnienia przez Wójta.
Załącznik Nr 2 do
Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu
Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg obywateli
1) Obywatele przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków przez:
a) Wójta Gminy w poniedziałki każdego tygodnia w godzinach od 1000 do 1630, w środy w godzinach od 1000 do 1430.
b) Sekretarza Gminy w poniedziałki każdego tygodnia w godzinach od 1000 do 1630, środy w godzinach od 1000 do 1430.
2) Ogłoszenie o dniach przyjęć obywateli powinno być wywieszone w widocznym miejscu w Urzędzie Gminy.
3) Do zadań pracownika, który prowadzi sprawy skarg i wniosków należy między innymi:
a) prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Wójta, b) opracowanie analiz i ocen na rzecz Wójta w tym zakresie.
4) Kierownicy referatów i pracownicy urzędu obowiązani są przyjmować obywateli w sprawie skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
5) Skargi i wnioski zgłoszone telefonicznie lub ustnie przyjmowane są do protokołu i podlegają rejestracji.
6) Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg należy do referatów i samodzielnych stanowisk pracy właściwych ze względu na przedmiot sprawy lub do pracownika wskazanego przez Wójta.
7) Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Wójt a w wypadku jego nieobecności Zastępca Wójta.
8) Sekretarz Gminy zobowiązany jest do:
a) zapewnienia należytej organizacji przyjmowania, ewidencjonowania i załatwiania skarg i wniosków,
b) sprawowania bieżącego nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków.
Załącznik Nr 3 do
Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu
Tryb wykonywania kontroli wewnętrznej
1) Kontrolę wewnętrzną wykonują kierownicy referatów, Sekretarz Gminy i Radca Prawny.
2) Sekretarz Gminy odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej oraz wykorzystanie jej wyników.
3) Kontrola powinna być łączona z instruktażem pracownika.
4) Instruktaż powinien polegać na udzielaniu pomocy w zakresie sposobu załatwiania spraw oraz właściwej interpretacji przepisów prawa.
5) Kontrola wewnętrzna na poszczególnych stanowiskach powinna być przeprowadzona co najmniej 1 raz w roku i odnotowana w książce kontroli.
6) Koordynację działalności kontrolnej sprawuje Sekretarz na podstawie rocznego planu kontroli.
7) Zalecenia pokontrolne winny być zrealizowane w terminie wyznaczonym przez kontrolującego.
Załącznik Nr 4 do
Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu
Zasady wykonywania funkcji kierowniczych
1) Do obowiązków kierowników referatów należy w szczególności:
a) kierowanie działalnością referatu zgodnie z zadaniami urzędu i wytycznymi Wójta oraz zadaniami wynikającymi z przepisów prawa
b) nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań przez pracowników referatu,
c) organizowanie, wykonanie i nadzorowanie realizacji zadań nałożonych przez Radę i Wójta Gminy.
2) W czasie nieobecności kierownika referatu spowodowanego urlopem, chorobą lub przyczynami, funkcję te pełni wyznaczony pracownik referatu.
3) Sekretarz Gminy przedkłada Wójtowi po uprzedniej konsultacji z Kierownikami referatów projekty zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników z określeniem zasad zastępstwa na czas nieobecności.
4) Postanowienie pkt. 1 – 3 stosuje się odpowiednio do samodzielnych stanowisk pracy.
Załącznik Nr 5 do
Regulaminu
Organizacyjnego Urzędu
Symbole komórek organizacyjnych
Referaty i poszczególne stanowiska pracy przy znakowaniu spraw używają
następujących symboli:
1) Referat finansowy - Fn.
2) Referat inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami - IP.
3) Stanowisko ds. organizacyjno-osobowych - Or.
4) Stanowisko ds. społeczno-administracyjnych, spraw obronnych i obrony cywilnej - S.A.
5) Stanowisko ds. obsługi Rady i jej komisji - BRG.
6) Geodeta gminny - GG.
7) Informatyk - I.
Sekretarz Gminy przy znakowaniu spraw używa symbolu -S.
| « poprzednia | następna » |
|---|
